La gestione delle riunioni

18 Gennaio 2005

Nell’era in cui le relazioni (in modo particolare quelle lavorative) tra le persone sono sempre più affidate al mondo dell’informatica e della tecnologia, continuiamo a sentire l’esigenza del rapporto diretto, del confronto immediato e, per così dire, più “umano” con gli altri: è ciò che giustifica l’esistenza dei meeting, dei congressi o delle convention e, in una realtà più piccola e frequente, quella delle stesse riunioni di lavoro
La riunione, infatti, rappresenta una tipologia di incontro di fondamentale importanza all’ interno del mondo lavorativo: il momento in cui si ha la possibilità di confrontarsi direttamente con agli altri, di scambiare opinioni ed idee, di discutere, proporre, confutare od approvare nuove e vecchie metodologie. Il momento in cui il contatto diretto coi propri superiori, dipendenti o comunque con colleghi che non sempre riesco ad incontrare, può favorire lo scambio di opinioni e di nuove idee utili sia a se stessi che all’intera azienda.
Eppure molto spesso usiamo questo fondamentale momento di incontro in maniera errata o non ben strutturata, con il risultato di una più o meno totale perdita di tempo e di un conseguente senso di scoraggiamento da parte di chi vi partecipa: sensazioni che le stesse persone, per altro, porteranno con sé anche agli incontri successivi con effetti sicuramente non positivi per la riunione o per l’azienda stessa
Il seminario, che come sempre risulta essere una sorta di “bonsai” dei nostri corsi su come organizzare e gestire questo tipo di incontro, prende le mosse dall’identificazione delle diverse tipologie possibili di riunione ( informative, consultive e decisionali) per poi analizzarne le differenti caratteristiche e la maniera in cui poterle identificare.
Di fondamentale importanza sarà poi passare ad individuare le principali cause di dispersione del tempo e le tanto cattive quanto diffuse abitudini che ci portano a non organizzare l’incontro nella giusta maniera e, soprattutto, a non saperlo gestire correttamente: come distinguere, quindi, le questioni prioritarie da quelle urgenti individuando obiettivi a medio o breve termine e come il rapporto tra il tempo psicologico percepito e quello reale sia il fattore alla base dell’eventuale stress interno alla riunione stessa.
Sul piano più strettamente organizzativo inoltre, si mostreranno le varie parti in cui l’incontro viene suddiviso, per così dire, naturalmente: dall’ allestimento dell’aula e convocazione dei partecipanti sino alla chiusura dell’incontro con richiesta dei feedback, la verifica dei risultati ed il piano di azione successivo.
E quindi: buona riunione a tutti

Nestore Zini – Consulente ETLINE e Associati

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